문서실무 1학기 (12)주 학습지도안

문서 실무 1학기 ( 12 )주 학습지도안
대 단 원	워드프로세싱 용어 및 기능	관련교구자료
소 단 원	5. 문서 관리 (1)문서 관리의 의미	컴퓨터. 인쇄물
학습목표	워드프로세서의 다양한 출력 기능에 대해 알 수 있다.
과 제	1. 다음 중 문서 작성시 고려해야 할 요소가 아닌 것을 고르시오. ① 신속성 ② 용이성 ③ 경제성 ④ 창조성 2. 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 무엇이라고 하는지 쓰시오. 3. 보관된 문서파일 중에서 계속 보존할 필요가 있는 서류철을 주관부서로 옮기는 것을 무엇이라고 하는지 쓰시오. 4. 공문서의 기능에는 ( )기능과 ( )기능이 있다. 5. 문서 관리의 기본 원칙을 쓰시오.
(1) 문서 관리의 의미 : 조직체의 유지 발전에 필요한 문서를 필요에 따라 누구든지 즉시 이용할 수 있도록 조직적으로 정리, 보관, 폐기하는 일련의 제도를 말한다. 1) 문서 관리의 목적 문서의 활용도를 높이기 위하여 기관의 의사 결정에 필요한 정보를 효과적으로 이용하기 위해서 불필요한 문서는 적시에 폐기할 수 있도록 하기 위해서 필요할 때 즉시 문서를 검색하고, 문서를 보관 및 보존의 효율화를 위해서 사무관리 원칙과 목적 : 용이성, 정확성, 신속성, 경제성 사무의 간소화, 사무의 표준화, 사무의 과학화를 통한 사무능률의 향상. 문서 이관 순서 구분 : 처리가 끝난 문서와 처리중인 문서를 분류하여 파일링해야 할 문서를 선별하여 문서를 정리한다. 분류 : 문서 분류방법에 따라 대상 순서를 분류한다. 편철 : 기능별, 보존기간별로 분류된 문서를 200매를 기준으로 완결 일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철한다. 보관 : 처리과에서 문서 보존기간 기산일 전까지 보관한다. 이관 : 보관된 문서파일 중에서 계속 보존할 필요가 있는 서류철을 주관부서로 이관한다. 보존 : 보존기간의 기산일로부터 1년간 처리과에서 이를 보존한다. 기산일은 당해 문서를 완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일을 기준으로 한다. 폐기 : 보존기간이 지났거나, 보관 또는 보존할 가치가 없는 문서는 즉시 폐기하도록 한다. 문서 관리의 기본 원칙 : 표준화(Standardization). 간소화(Simplification). 전문화(Specialization). 기계화(Mechanization) 공문서 : 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 뜻한다. 공문서의 기능 : 공문서의 기능에는 의사 전달기능과 의사 보존 기능이 있다. 의사 전달 기능 : 문제에 대한 요구 및 의뢰. 문제에 대한 결정 및 승인. 작업을 명령하고 지시. 연락 및 통지 의사 보존 기능 : 역사적 사실 및 판정 처리를 위한 기록. 사내·외의 증거물로 활용. 업무 사항을 분류 및 구분. 실적을 비교·분석·조회